Avhør av barn kan være en traumatisk opplevelse, og derfor er det viktig å sørge for at avhøret skjer på en trygg og forsvarlig måte. Formøte før tilrettelagte avhør på barnehusene er regulert gjennom forskriftens § 7, som fastsetter at det skal gjennomføres et samrådsmøte før hvert avhør.
Formålet med samrådsmøtet er å gi avhørslederen et bedre beslutningsgrunnlag for gjennomføringen av avhøret. Møtet vil også være et forum for informasjonsutveksling, der man kan drøfte praktiske spørsmål og ta hensyn til vitnets spesielle behov.
På samrådsmøtet vil en ansatt fra barnehuset delta, og vitnets verge, vitnets bistandsadvokat og barneverntjenesten eller omsorgstjenesten skal gis anledning til å delta med mindre sterke grunner taler mot det. Samrådsmøtet kan gjennomføres som telefon- eller videokonferanse.
Det er viktig å ta hensyn til vitnets eventuelle behov for tolk i situasjoner hvor vitnet ikke behersker språket eller har nedsatte kommunikasjonsevner. Tolken bør benyttes i slike situasjoner, og vitnets behov for tolk bør drøftes på samrådsmøtet. Det er også viktig å benytte tolk i øverste tilgjengelige kvalifikasjonskategori når det er behov for tolk.
Det er verdt å merke seg at et tilrettelagt avhør kan gjennomføres uten at det har vært et samrådsmøte, dersom avhørslederen etter å ha konferert med barnehuset mener at samrådsmøte ikke vil gi et bedre grunnlag for å avgjøre hvordan avhøret bør gjennomføres og hvordan vitnet skal tas vare på før, under og etter avhøret, eller at det av hensyn til vitnet vil være bedre at avhøret blir tatt umiddelbart.
Samrådsmøtet er altså et viktig verktøy for å sikre at avhører ved tilrettelagte avhør på barnehusene skjer på en forsvarlig og trygg måte. Det gir avhørslederen et bedre beslutningsgrunnlag og er et forum for informasjonsutveksling. Det er også viktig å ta hensyn til vitnets spesielle behov og eventuelle behov for tolk, og benytte tolk i øverste tilgjengelige kvalifikasjonskategori når det er behov for tolk.