Telefon, e-post og meldinger er ikke pynt i en straffesak. Det er verktøy for å få riktig informasjon til riktig tid. Bistandsadvokaten din skal ivareta rettighetene dine gjennom etterforskning og rettsbehandling. Det innebærer både faglige vurderinger og praktisk kommunikasjon. Når du tar kontakt tidlig og tydelig, blir rollen enklere å utøve, og risikoen for misforståelser faller. Du trenger ikke vente på en invitasjon. Ring. Send en melding. Skriv en e-post.
Start med å avklare rammene for kommunikasjon. Spør hvordan advokaten ønsker å bli kontaktet i ulike situasjoner, og når det normalt er mulig å få svar. Noen prioriterer telefon i akutte spørsmål og e-post for dokumenter. Andre ber om korte meldinger med forslag til tidspunkt for tilbakeringing. En enkel avtale om kanal og respons gjør at forventninger blir konkrete, og at du vet hva du kan forvente når noe haster, og når noe kan vente. Det er ikke påtrengende å spørre om dette; det er en del av håndverket i et mandat.
Fortell kort hvorfor du tar kontakt, og hva du trenger. En presis emnelinje i e-posten og en første setning som sier «status» eller «spørsmål» hjelper advokaten å styre tiden. Legg ved det som trengs for å svare, ikke mer. Lange vedlegg uten styring tar tid fra vurderingen. Et forslag til struktur kan være: hva som har skjedd, hvilken frist som finnes, og hvilket svar du ber om. I en telefonsamtale kan du åpne med samme disposisjon. Det hjelper både deg og advokaten til å holde fokus og lande neste skritt.
Be om faste kontaktpunkter dersom saken er lang eller uoversiktlig. Et kort oppkall på en fast ukedag, eller en kort statusmail med tre linjer, gir rytme. Slike kontaktpunkter kan være sjeldne når lite skjer, og hyppigere når avhør, begjæringer og frister nærmer seg. Det er tilstrekkelig å be om en fast ordning og foreslå en dag og et tidspunkt. Mange saker glir bedre når kommunikasjon er planlagt, ikke bare reaktiv.
Skille mellom akutt og ikke-akutt. Akutt gjelder når politiet kaller deg inn, når du må møte i retten, når du får brev med frist, eller når du er i en situasjon som krever umiddelbar avklaring. Ikke-akutt kan være generelle spørsmål om prosessen, eller forespørsler som kan ventes til neste planlagte kontaktpunkt. Fortell alltid hvis noe er tidskritisk, og sett en klar frist i meldingen din. Det hjelper advokaten å prioritere uten å gjette.
Bruk riktig kanal for riktig innhold. E-post egner seg for dokumenter og presise spørsmål. Telefon egner seg for avklaringer som ellers ville tatt mange meldinger frem og tilbake. Tekstmeldinger kan brukes for korte beskjeder om tid og sted, eller for å varsle at du har sendt e-post som haster. Vær oppmerksom på at enkelte opplysninger er sensitive. Advokaten har taushetsplikt, men kan ha rutiner for hvordan personopplysninger og vedlegg utveksles. Spør om det finnes en sikker portal eller om e-post er akseptabelt i din sak. Når kanalvalg er avtalt, slipper du å lure på hva som er «trygt nok».
Når du får svar, bekreft at det er mottatt. Et kort «mottatt» eller «takk, følger opp» gjør at tråden ikke henger i luften. Har du flere spørsmål som ikke ble besvart, samle dem i én oppfølgingsmelding. Det reduserer faren for at punkter faller mellom stoler. Dersom advokaten ber om dokumenter eller tidslinjer, lever det som er bedt om i det formatet som er ønsket. Unngå å sende nye versjoner uten å forklare hva som er endret.
Før notater etter samtaler og lag en enkel logg. Dato, hvem du snakket med, og hva som er avtalt. Ikke for å kontrollere, men for å kunne hente frem beslutninger og frister. En logg gjør det lettere å minne på avtaler uten å skape friksjon. Om du og advokaten ser på samme logg i et delt dokument, blir koordineringen enklere.
Hvis du ikke når frem, forsøk én gang til på en alternativ kanal etter en rimelig tid. Legg igjen en konkret beskjed: hva du trenger, og innen når. Har advokaten ferie eller er i retten, vil det ofte være en fraværsmelding, en kollega eller et kontor som kan bekrefte ny kontakttid. Be om dette i den første avtalen, slik at du vet hvem som svarer når advokaten ikke kan. Når rammene er klare, oppleves ventetid sjeldnere som fravær.
Tenk på møtetid som en felles ressurs. Kom med en kort agenda på forhånd. Send spørsmål og relevante vedlegg i god tid, og angi hvilke punkter som er viktigst. Da kan advokaten prioritere og forberede det som krever vurdering. I selve møtet: still de vanskeligste spørsmålene først. Det gir best bruk av tiden når noe er uklart. Avslutt med å sikre at dere har en felles forståelse av neste skritt, og hvem som gjør hva.
Vær åpen om hvordan du har det i prosessen. Bistandsadvokaten er ikke behandler, men skal ivareta deg i møte med systemet. Dersom kommunikasjonen må tilpasses – for eksempel ved å avtale at referater sendes i punktform, eller at du får en kort oppsummering etter avhør – si ifra. Slike grep tar lite tid og kan ha stor effekt på forutsigbarhet og ro i en krevende periode.
Når du er usikker på hva rollen omfatter, spør. Bistandsadvokatens oppgaver er definerte: forberede deg til avhør, være til stede, stille supplerende spørsmål der det er adgang, gi innspill til bevisførsel, ivareta dine prosessuelle rettigheter, og bistå med eventuelle erstatningskrav. Det er ikke din oppgave å gjette på grensene. En avsjekk på mandatet fjerner tvil og gjør at forventninger blir samsvarende med regelverket.
Kommunikasjon er ikke et tillegg til saken. Den er en del av saken. Når du gjør det lett å nå deg, og når du gjør det enkelt å nå frem til det du trenger svar på, blir kvaliteten på bistanden bedre. Det krever ikke omfattende systemer. Det krever klare avtaler, korte meldinger med presise behov, og faste kontaktpunkter når saken krever det. Med dette på plass bærer kontakten deg gjennom prosessen, ikke motsatt.