Rammer for registrering og kodingssystemet
- Registreringen skal gi presisjon om hvilke forhold som behandles
- Kodingen styrer senere avgjørelser og statistikkgrunnlag
- Reglene i påtaleinstruksen setter rammene for korrekt praksis
Registrering av straffesaker er et teknisk spørsmål med store rettslige og praktiske konsekvenser. Når en sak opprettes, skal den registreres og kodes på en måte som reflekterer hvilket forhold den gjelder. Påtaleinstruksen § 7-1, jf. § 2-1, understreker at det må påses at registrering er korrekt og at kodingen endres dersom etterforskningen gir grunnlag for det. Systemet bygger på prinsippet om at hvert enkelt lovbrudd skal registreres separat med eget anmeldelsesnummer. Pretensjonen i anmeldelsen skal i alminnelighet legges til grunn ved oppstart, slik at påtalemyndigheten allerede i første fase har oversikt over hva som undersøkes.
Korrekt registrering gjør det mulig å se hvilke straffebestemmelser som vurderes og hvilke forhold som omfattes av en eventuell henleggelse. Uten dette grunnlaget vil henleggelsesbeslutninger kunne fremstå uklare og i verste fall uriktige. Registreringen er dermed en forutsetning for at saken kan avgjøres på korrekt grunnlag. Den gir også etterprøvbarhet og sikrer at det i senere klagesaker eller ved ny vurdering er mulig å fastslå hva som faktisk ble behandlet.
En hovedregel er at saker etter straffeprosessloven registreres som etterforskningssak i BL. Dette gjelder når anmeldelse foreligger eller når politiet av eget tiltak har besluttet å iverksette etterforskning etter § 224 første ledd. Undersøkelsessaker er et snevrere instrument som benyttes i situasjoner der det ikke foreligger anmeldelse, men der politiet har behov for å avklare om det er rimelig grunnlag for etterforskning. Eksempler finnes i § 224 fjerde ledd, hvor politiet skal undersøke årsaken til branner, ulykker eller plutselige dødsfall hos barn under 18 år uten at det nødvendigvis foreligger mistanke om straffbart forhold.
Når nye opplysninger fremkommer som gjør at saken går fra å være en undersøkelsessak til en ordinær etterforskning, skal registreringen endres. Det er et uttrykk for at registreringen ikke bare er et administrativt vedtak, men en dynamisk prosess som følger sakens utvikling.
Kodens betydning og rettslige virkninger
- Kodene bestemmer hvilket grunnlag henleggelse kan gis på
- Feil bruk kan lede til misvisende statistikk og svekket rettssikkerhet
- Skillet mellom undersøkelsessaker og etterforskingssaker krever særskilt oppmerksomhet
Koding er en teknisk fremstilling av rettslige vurderinger. Hver kode representerer et bestemt henleggelsesgrunnlag eller prosessutfall. Eksempelvis benyttes kode 022 ved henleggelse på grunn av manglende rimelig grunn til å iverksette etterforskning, mens kode 010 markerer at forholdet ikke er straffbart. Disse kodene er ikke tilfeldige tall, men presise henvisninger til de rettslige grunnlagene som ligger til grunn for avgjørelsen.
Når en sak feilaktig registreres eller kodes, oppstår to hovedproblemer. For det første kan henleggelsesbeslutningen bli uklar for de berørte partene. En fornærmet vil kunne oppleve at saken er stanset på et grunnlag som ikke stemmer med de faktiske vurderinger. En mistenkt kan stå tilbake uten å vite hvilket forhold som faktisk ble vurdert. For det andre påvirker kodingen statistikk og styringsinformasjon. Politiet og påtalemyndigheten bruker tallene til å analysere kriminalitetsbildet og til å vurdere ressursbruk. Feilkoding kan dermed forplante seg inn i det systemiske bildet av kriminalitetsbekjempelsen.
Kodene har også en rettslig funksjon som grunnlag for klager. Når en beslutning om henleggelse påklages, er det avgjørende å vite hvilket rettslig grunnlag som ble anvendt. Dersom kode og begrunnelse ikke samsvarer, svekkes klageadgangen og rettssikkerheten.
Tre forhold viser hvorfor kodingen er sentral i rettslig forstand:
- Den gir notoritet om hvilket rettslig grunnlag saken ble avgjort på.
- Den gir partene grunnlag for å forstå og eventuelt påklage avgjørelsen.
- Den sikrer korrekt statistikk og styringsdata for fremtidige prioriteringer.
Bruken av undersøkelsessaker illustrerer viktigheten av korrekt koding. Fra nyere retningslinjer er det åpnet for at kode 022 også kan benyttes i undersøkelsessaker, når konklusjonen er at det ikke er rimelig grunn til å starte etterforskning. Dette tydeliggjør at kodene ikke bare er forbeholdt ordinære etterforskningssaker, men også gjelder i den innledende fasen. Samtidig er det understreket at kode 016 – «avgjort utenfor straffesak» – ikke skal benyttes for saker som omfattes av straffeprosessloven.
Slik sett skaper kodene en struktur som gjør at saker kan følges på enhetlig måte, både i enkeltsaker og på overordnet nivå. Klare regler om når kodene skal brukes og hvordan de skal endres, skaper forutberegnelighet og rettslig presisjon.
Kilder:
– Straffeprosessloven §§ 1, 62 a, 224 (Lovdata)
– Påtaleinstruksen §§ 2-1, 7-1, 7-4, 34-6 (Lovdata)
– Riksadvokaten, Rundskriv nr. 2/2025 om henleggelse av straffesaker
– Riksadvokaten, Rundskriv nr. 3/1999 (RA-1999-3)
– Prop. 135 L (2010–2011) Endringer i straffeprosessloven
– NOU 2016:24 Ny straffeprosesslov