Forberedelsen til det første møtet med bistandsadvokaten er ikke bare en praktisk øvelse, men en forutsetning for at samtalen skal gi et tydelig utgangspunkt for den videre prosessen. Når advokaten stiller spørsmål og legger opp en plan, bygger det på det klienten selv kan legge frem. Jo bedre oversikten er, desto lettere kan advokaten vurdere hvilke rettigheter som kan gjøres gjeldende, hvilke bevis som bør sikres, og hvilke krav som kan fremmes.
Et sentralt punkt er kronologien. Hendelsesforløpet må kunne beskrives med en viss presisjon, fra de første kontaktpunktene til politiet og frem til dagens situasjon. Det handler ikke bare om datoer og tidspunkter, men også om hvordan kommunikasjonen har foregått, hvilke dokumenter som finnes, og hvilke aktører som var til stede. Mange klienter opplever at de forteller historien på nytt hver gang de møter en ny aktør i systemet. En kortfattet skriftlig oversikt, supplert med kopier av meldinger eller filer, gjør det enklere å gi en sammenhengende fremstilling som kan brukes i prosessen videre.
Det er også nødvendig å samle det som finnes av bevismateriale. Meldinger på telefon, e-poster, legejournaler, bilder eller lydopptak kan være viktige for å underbygge forklaringen. Advokaten må vite hva som eksisterer, og i hvilken form. Enkelte dokumenter kan advokaten innhente direkte, for eksempel via fullmakt, men oversikten bør starte hos klienten. Et bilde som ble sendt i en melding, eller en notatblokk med datoer og korte beskrivelser, kan være av stor betydning når saken vurderes i ettertid.
FAKTA
Til møtet bør klienten ha klart:
- En enkel kronologi over hendelser
- Foreliggende bevismateriale (meldinger, filer, journaler)
- Kontaktopplysninger til vitner og fagpersoner
- Oversikt over utgifter og tap
Det neste klienten bør ha forberedt, er kontaktopplysninger. Vitner, leger, psykologer eller andre fagpersoner som har vært involvert, kan bli viktige for saken. Det er en fordel å samle navn, adresser, telefonnumre og funksjon eller rolle. Advokaten kan da raskt vurdere hvilke av disse personene som bør kontaktes for erklæringer eller vitneførsel. I enkelte saker vil også arbeidsgiver, NAV eller andre instanser kunne bidra med opplysninger om konsekvenser og tap.
En oversikt over økonomiske forhold er også viktig. Dersom saken kan gi grunnlag for erstatning, må tapene dokumenteres. Kvitteringer, kontoutskrifter, sykmeldinger og annen dokumentasjon av økonomiske eller helsemessige følger danner grunnlag for beregningen. Det er ikke nødvendig at alt er ferdig organisert, men en enkel samling i mapper eller konvolutter kan være til stor hjelp. Advokaten vurderer senere hvilke dokumenter som faktisk har betydning og hvilke som kan legges til side.
I tillegg til de praktiske opplysningene bør klienten reflektere over spørsmål om personvern og taushetsplikt. Mange lurer på hvordan advokaten håndterer opplysninger, hva som lagres, og hvem som får innsyn i dokumentene. Dette er naturlige spørsmål, og advokaten har plikt til å gi klare svar. Advokater er bundet av strenge regler for taushetsplikt, og opplysninger deles kun der loven eller mandatet åpner for det. Klienten kan bruke møtet til å avklare disse spørsmålene og få en trygghet i hvordan opplysningene behandles.
Oppdragsbekreftelsen, som advokaten legger frem, bygger også på dette. Den definerer mandatet, forklarer hvordan kommunikasjonen skal foregå, og viser til kostnadsordninger. Dersom klienten på forhånd har tenkt gjennom spørsmål om hva som deles og hvordan det oppbevares, blir gjennomgangen enklere. På denne måten kan advokaten gå direkte til sakens innhold uten at klienten sitter igjen med ubesvarte spørsmål om formalia.
Noen klienter møter uten å ha forberedt seg og opplever at samtalen glir i mange retninger uten at det etableres en klar linje. Når klienten derimot har samlet de viktigste opplysningene og skrevet ned spørsmål, blir møtet mer effektivt. Det handler ikke om å levere et ferdig saksdokument, men om å gjøre det mulig for advokaten å gripe fatt i de sentrale punktene med en gang.
Møtet skal ikke oppleves som en eksamen, men det er en prosess der kvaliteten på informasjonen påvirker hvilke grep som tas. Advokaten kan rette opp mye, men han eller hun er avhengig av at klienten gir et så godt utgangspunkt som mulig.